Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Переход на электронные трудовые книжки с 1 января 2023 года пошагово». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
На подготовительном этапе работодатели должны были принять локальные нормативные акты, устанавливающие порядок ведения сведений о трудовой деятельности сотрудников в электронной форме, а также внести соответствующие изменения в уже действующие локальные акты, регламентирующие порядок оформления и хранения трудовых книжек (п. 1 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Подготовка к переходу на электронные трудовые книжки
В частности, следовало внести изменения в Положение о ведении и хранении трудовых книжек, предусмотрев в нем возможность формирования и ведения электронных трудовых книжек. В правила внутреннего трудового распорядка вносятся изменения, касающиеся оформления трудовых книжек при приеме на работу.
Если сотрудники перешли на электронные книжки, то в Книге учета движения трудовых книжек ставится дата выдачи бумажных трудовых книжек на руки работникам, а также вносится их расписка о получении трудовой книжки.
Если какие-либо коллективные договоры содержали порядок ведения трудовых книжек, то в них также прописывается возможность их ведения в электронном виде.
Кроме того, работодатели обязаны были обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности в электронной форме, а также к хранению указанных сведений в информационных ресурсах ПФР.
Электронная трудовая книжка: за и против
Бумажный бланк и оцифрованная форма документа имеют свои плюсы и минусы:
| Форма | Бумажная |
Электронная |
| Преимущества |
|
|
| Недостатки |
|
|
Эксперты отмечают, что неготовность к переходу на цифровые данные объясняется отсутствием проработанной идеи. Первым шагом на пути решения данной проблемы станет принятие соответствующего закона. Отдельной проблемой выступает техническое оснащение удаленных и труднодоступных регионов, в которых любые инновации внедряются с трудностями.
Уведомление работников
Для работников мероприятия по переходу на электронные трудовые книжки начнутся с получения информации об этом от руководства организации.
Согласно ст. 2 ФЗ № 439-ФЗ все работодатели до 30.06.2020 включительно должны письменно уведомить каждого работника о том, что:
- в законодательство внесены изменения, обязывающие их с 2020 года формировать и передавать в ПФ РФ в электронном виде СвТД всех работников (ст. 66.1 ТК РФ);
- в связи с этим до конца текущего года каждый работник должен сделать выбор между документарной трудовой книжкой и ее электронным вариантом, подав своему нанимателю соответствующее заявление.
Что такое электронная трудовая книжка и надежна ли она
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это электронная запись в базе данных ПФР, которая хранится на защищенных серверах Пенсионного фонда, цифровой аналог бумажной версии.
Она включает следующие сведения:
- информация о работнике;
- даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
- место работы;
- вид мероприятия (прием, перевод, увольнение);
- должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
- вид поручаемой работы;
- основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
- причины прекращения трудового договора.
Коротко о главном:
- Правительство любит усложнять ведение бизнеса, но переход на электронные трудовые книжки — изменение положительное:
- больше не нужно организовывать место для хранения трудовых и отвечать за них;
- станет легче принимать и увольнять удаленных сотрудников;
- исправить ошибку просто;
- процесс станет прозрачным как для работодателя, так и для сотрудника.
- Переход на электронные трудовые книжки неизбежен, но заставить работников отказаться от бумажной версии нельзя. Возможно, для кого-то придется вести ТК в двух форматах одновременно.
- У тех, кто впервые устроится на работу в 2021 году, будет только электронная трудовая.
- При устройстве на работу вам могут предъявить как бумажную трудовую, так и электронную, с цифровой подписью. В таком же формате нужно будет вернуть ее при увольнении.
Что станет с бумажными трудовыми книжками?
С 2020 года бумажный формат трудовых книжек останется в качестве варианта, дублирующего цифровые данные. В этот период на кадровые службы ложится большой объем работы, связанный с переносом сведений в электронный формат и одновременным ведением в старом формате БТК.
Для работодателей до 30 июня 2020 года необходимо письменно уведомить каждого сотрудника о нововведении в трудовое законодательство — образец уведомления.
Трудовые книжки в привычном нам виде потеряют актуальность. Исключение составят лишь те, по которым граждане обратятся с заявлением к работодателю о продолжении ведения и хранения бумажной книжки. Остальным, кто до 31 декабря 2020 года не подадут заявление, выдадут на руки бумажные ТК, а информация будет храниться и накапливаться только в электронном виде.
Образец заявления о переходе на электронную трудовую книжку
С наступлением 2021 года трудовые книжки будут переведены на цифровой формат. Тем, кто будет трудоустраиваться впервые после 1 января 2021 года, бумажный вариант открываться больше не будет.
Особенности перехода на электронные трудовые книжки
Вопрос, кому нужна электронная трудовая книжка, уже не рассматривается: переход на эту систему осуществили все работодатели с 1 января 2020 года. При этом сохранилась обязанность работодателей вести бумажные трудовые книжки, вносить в них все изменения, если работник отказался полностью перейти на электронный формат.
Возможность определиться с форматом и принять решение всем трудящимся была предоставлена до 2021 года. Работодатели предлагают своим работникам полностью перейти на электронную ТК и отказаться от бумажной. Работник может подумать, нужна ли ему бумажная ТК, и принять решение:
-
Если он выбрал отказ от бумажной версии, то должен подкрепить своё решение письменным заявлением в ПФР. Работодатель при этом делает в ТК соответствующую запись о переходе на электронную ТК и возвращает её работнику. С этого момента с него снимается ответственность за хранение и ведение бумажной ТК, согласно ч. 3 ст. 2 Закона 439-ФЗ.
-
Если работник предпочитает продолжить вести бумажную ТК, работодатель, как и прежде, вносит в неё данные и обеспечивает бережное хранение. При этом параллельно он ведёт электронную ТК и предоставляет работнику возможность получить при необходимости копию, то есть справку по форме СТД-Р.
Алгоритм перехода на электронные трудовые книжки
Ранее уже отмечалось, что бумажные трудовые книжки перестанут заводить только с 1 января 2021 года. Но сам процесс перехода на новый формат ведения кадровой документации для работодателей начнется уже в 2020 году. Отметим основные этапы:
- с 2020 года передавать сведения о трудовой деятельности всех сотрудников учреждения должны будут в электронном виде;
- в 2020 году трудовые книжки будут вестись как в электронном виде (на площадке ПФР), так и бумажном;
- до 01.07.2020 года работодатель должен уведомить сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки;
- до 31.12.2020 года работодатель должен получить от сотрудников уведомления о принято решении. Таким образом, трудовые книжки могут вестись с решения работника только электронном виде, либо единовременно и в электронном, и в бумажном;
- осуществить переход работников на электронные трудовые книжки;
- с 01.01.2021 оформлять для впервые трудоустраивающихся работников электронные трудовые книжки.
Таким образом, в течение года работодатель должен провести ряд мероприятий:
- издать приказы о плане перехода на электронные трудовые книжки, о назначении ответственных за выполнение перехода;
- внести изменения в должностные инструкции;
- дополнить в соответствии с новым форматом работы локальные акты;
- скорректировать график документооборота;
- обеспечить техническую готовность;
- уведомить всех работников, а также получить заявления в произвольной форме о выборе формата ведения трудовой книжки;
- провести проверку бумажных трудовых книжек;
- подготовить отчет в ПФР;
- среди работников провести разъяснительную работу относительно особенностей электронных трудовых книжек, назначения и особенностей;
- выдать работникам, которые выбрали способ ведения трудовой книжки исключительно в электронном виде, бумажные трудовые книжки.
Электронные трудовые книжки утверждены: что делать работодателям?
Если у вас есть сотрудники, которых взяли на работу до 2020 года и с тех пор с ними ничего не происходило и они не подавали заявление об отказе или сохранении бумажной трудовой, значит, по ним вы еще ни разу не сдавали отчет в ПФР.
По таким сотрудникам надо сдать форму
Если кому-то не хочется лишаться бумажной трудовой книжки – можно не переживать, они останутся. Работодатели продолжают их вести в ряде случаев. Так, в переходном периоде – в 2020 году – вместе с бумажным вариантом весь год придется формировать и электронные сведения.
А вот после 1 января 2021 года бумажные книжки нужно будет вести только на сотрудников, которые до 31 декабря 2020 года напишут об этом заявления. Тем, кто не напишет такое заявление, выдайте их трудовые книжки на руки, а книжки тех, кто написал, храните и заполняйте в том же порядке, что и раньше.
При этом электронные книжки будут вестись всегда, а отказаться от бумажной трудовой работник сможет в любое время.
Как в течение 2020 года, так и позднее у лиц, поступающих на работу и предоставляющих при поступлении бумажные трудовые книжки, принимайте их и ведите дальше.
Лицам, которые начнут работать впервые в 2021 году или позднее, трудовые книжки оформляются только в электронном виде.
Те работники, у кого бумажной книжки при приеме на работу уже нет, должны предоставить вам сведения по форме СЗИ-ТД.
Работник может обратиться к вам с заявлением с просьбой о предоставлении сведений о его трудовой деятельности. Вы должны их предоставить в течение 3 рабочих дней способом, указанным в заявлении работника: на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии).
Обратите внимание: вы должны предоставить сведения только о работе в вашей организации.
Если сотрудник просит предоставить СТД при увольнении, сделать это нужно в день расторжения трудового договора. Сведения предоставляются по форме СЗИ-ТД.
Сведения вы должны предоставить и в случае обращения уже уволенного работника. На это у вас также есть 3 рабочих дня.
Объясните работникам, что сведения о работе в других организациях они могут получить:
-
в МФЦ;
-
в ПФ РФ;
-
на портале госуслуг.
Эти сведения также предоставляются на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
Как подготовиться к переходу на новый формат? Приведем алгоритм действий.
Переходим на электронные трудовые книжки: алгоритм действий
Датой начала процесса перехода на электронные трудовые книжки определено 1 января 2020 года.
В течение всего 2020 года переход на электронную трудовую книжку будет добровольным. Уже работающие и принятые на работу в течение 2020 года граждане смогут самостоятельно выбрать – продолжать использовать бумажную версию книжки или перейти на электронную.
У тех, кто впервые устроится на работу с начала 2021 года, такого выбора уже не будет. Их трудовые книжки сразу будут вестись в электронном виде.
В электронной трудовой книжке должен содержаться весь перечень сведений, которые вносятся в ее бумажную версию, а именно:
- Ф.И.О. работника;
- место работы;
- периоды работы;
- должность (профессия, специальность);
- квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
- даты приема на работу, увольнения, перевода на другую работу;
- основания увольнения.
В первую очередь необходимо донести до работников информацию о возможности перевода сведений из бумажной трудовой книжки в электронную, а также о наличии у них права сохранить бумажную трудовую книжку. Для этого следует издать соответствующий документ (например, информационное сообщение) и ознакомить с ним всех работников. Сделать это можно в общем порядке, установленном для ознакомления работников с локальными нормативными актами. Каждый работник, ознакомившийся с текстом информационного сообщения, должен подтвердить это проставлением подписи. Крайний срок — 30 июня 2020 г. включительно (п. 4 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Что принесет россиянам новый трудовой документ
Правительство заверило россиян, что в электронной форме данные об их стаже будут находиться в большей сохранности, чем в формате бумажных книжечек
Безусловно, осуществить такой переход в мгновение ока не получится. Кроме того, у многих возникает вопрос, касающийся сохранности личных данных и последствий возможного сбоя в системе.
В то же время представители власти убеждают, что поломки в системе не приведут к потере информации о трудовом стаже. Все потому, что еще с 2000 года ведется персонифицированный пенсионный учет россиян, а сразу две системы одновременно слететь не могут.
Однако с введением электронных трудовых книжек усложнится оформление банковских займов – раньше, когда для получения кредита следовало принести целую кипу документов, можно было исхитриться и подделать сведения относительно стажа или оплаты труда. Теперь банкам достаточно будет ознакомиться с данными трудовой книжки, представленной в электронном виде, и отправить запрос по электронной почте (или же совершить контрольный звонок).
Закон и постановления об ЭТК
Главный закон, регулирующий основные положения об электронной трудовой книжке — № 439-ФЗ от 16.12.2019. Он имеет юридическую силу с начала 2020 года. Также переход на ЭТК регулируют нижеперечисленные нормативные акты:
- Закон 436-ФЗ от 16.12.2019 — изменения вносятся в Закон № 27-ФЗ от 01.04.1996 года.
- Закон 136-ФЗ от 24.04.2020 — изменения вносятся в статьи 2, 11 Закона № 27-ФЗ от 01.04.96 года.
- Постановление Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п — в этом документе утверждаются изменения в бланке формы СЗВ-ТД;
- Приказ Министерства Труда № 23н от 20.01.2020 — здесь можно ознакомиться с формами бланков СТД-Р и СТД-ПФР.
- Приказ Министерства Труда № 320н от 19.05.2021 — В документе отражено утверждение нормативов по ведению и хранению электронных трудовых книжек.
Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ). Сейчас она ведется исключительно в бумажной форме. С 2020 года планируется перевод ее в электронный формат, и законопроект уже прошел первое чтение. К чему готовится работодателям, расскажем в статье
14.11.2019Автор: Суворова Т., эксперт журнала
Национальный проект «Цифровая экономика» набирает обороты и цифровизация затрагивает многие сферы нашей жизни. Трудовые отношения не исключение. Первые шаги были сделаны еще в 2013 году, когда в Трудовой кодекс была введена глава, регулирующая труд дистанционных работников и устанавливающая возможность подписания трудового договора электронной цифровой подписью.
Проект Федерального закона № 748684-7 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» (в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде) предлагает с 2020 года вести трудовые книжки в электронной форме. В связи с этим законодатели хотят скорректировать и Федеральный закон от 01.04.1996 № 27 «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», поскольку именно Пенсионный фонд аккумулирует сведения о трудовом стаже работников.